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如何管理供应链的变革?你需要做好这3件事

[罗戈导读]管理变革可以确保我们获得预期的结果,也让我们成为优秀的供应链领导者。

1.改变带来进步

熟悉中国古代史的人都知道,在战国初期,秦国的经济和军事都比较落后,经常被邻国欺负,丧失了许多的土地,这种局面直到商鞅变法以后才得到改变。秦国在变法以后焕然一新,国力逐渐强盛,最终统一了中国。

穷则思变,只有改变才能取得进步和成功。可是人的天性是畏惧变化的,面对不确定的变化,我们会感到不安。因此,成功的变革的第一步是要改变人的思想。

供应链管理流程和技术处于不断变化的状态。以著名的SCOR模型为例,这个供应链运营参考模型已经迭代了10多次,最新的数字化版本(Digital Standard)紧跟时代的潮流,与上一个版本相比发生了较大的变化。



供应链管理技术的创新就更多了,软件与硬件都在不断地推陈出新,人工智能、大数据、自动化搬运机器人等等不胜枚举。每隔一段时间,企业就要升级信息系统或是物流技术,变化是一种常态。

供应链管理专业人士需要了解这些变化是如何影响人们的,这样才能成功地推动进步,打消人们的顾虑,让他们更好地适应新事物。

2.从AS-IS到TO-BE

只有少数人会主动拥抱变革,大多数的人是不愿意改变或是被迫接受。我们要从受到影响的人们的角度思考,“如果使用了新的ERP,我要如何操作系统?”,“客户使用了新的TMS系统,对现有的流程有什么变化?”

这些是常见的问题,任何的系统切换都会带来新的流程和操作,使用者需要培训和指导,否则就会茫然无措。

我们通常把现在的状态叫“AS-IS”,未来的情况叫“TO-BE”。在AS-IS的状态中,每个人都按照他们熟悉的方式完成每日的工作,这是他们习以为常的状态。

一旦发生了改变,他们就要用新的方法和流程,那就是TO-BE。我们要了解人们心理状态变化的3个阶段,辅导他们更好地适应TO-BE。



1)回不到过去

即使旧的系统和流程不好用,可是使用者早就习惯了,产生了依赖心理。当他们被告知要使用新的系统和流程时,可能还抱有幻想,觉得变革不会发生。

因此,第一个步骤是要让使用者接受即将要进行改变的事实,我们要与过去一刀两断,不会再回到从前了,彻底灭了他们的念想。

2)怕ta不来,又怕ta乱来

处于这个阶段的人会感到迷茫和困惑,你即将迈入一个新的环境,却不知道会面临什么样的挑战,会感觉很忐忑。在新的流程和系统中,我们必然会经过一个磨合期,只是不知道这段时间会有多长?会遇到多少困难?

3)接受新常态

当新的流程和系统投入使用,意味着崭新的阶段终于开始了。一开始或许有新鲜感,但随之而来的可能是各种问题,比如流程走不下去了,系统操作不了。不管怎样,人们要接受TO-BE作为新常态。

人们在这3个阶段的心态变化是自然而然地发生的,如果我们没有做好准备,它们可能成为项目实施的障碍。针对3个阶段的心理状态,我们要相应地做好这3件事。

3.变革管理的3项重点工作

1)认清现实

首先,我们告诉人们将要改变什么,未来会增加哪些工作,又有哪些事情可以不用再做了。

以实施新的ERP为例,流程和系统操作都会发生变化。假设原来的订货流程是手工计算采购订单,然后输入在系统中,通过邮件和Excel发布给供应商。

在未来的ERP中是由系统自动生成采购需求,通过Web EDI释放给供应商,这种变化将会体现在流程和操作中。采购计划员不再需要进行大量繁琐的手工操作,节省下许多人工操作的时间,这种改变显然是积极的。

计划员需要放弃的仅是过去低效的工作模式,他们可以把更多精力放在优化库存策略上,通过调整MOQ和提前期来控制库存。

变革的管理者需要在项目初期就和使用者进行沟通,介绍新的流程和系统能带来的好处,让他们了解到未来的状态。

2)答疑解惑

在等待系统上线的阶段里,人们会感到迷茫,这是正常的心理反应,随之而来的是工作效率下降。此时就需要提供培训和指导,帮助人们顺利地完成过渡。

使用者会对新的系统提出许多问题,培训师需要有足够的耐心,即便是非常初级的问题,也要拿出不厌其烦地回复,甚至是多次回答类似的提问。

越是复杂的系统,人们的问题就会越多,这是很正常的,我们要从使用者的角度思考,理解他们的困惑。初级的问题会从如何设置用户界面和收藏夹开始,然后逐渐到更深层次的系统使用问题。

培训师在讲解的时候要不断地询问听众是否理解了?有没有问题?还需要注意语速,不要说得过快,避免让培训者感到焦虑。

有问必答、耐心指导是帮助人们进入下一个阶段的关键。

3)TO-BE后的辅导

新的项目终于上线了,而变革管理真正的挑战才刚刚开始,原本只是在模拟环境中的操作,现在已经进入了真实世界。变革管理者要帮助人们走向新的开始,培训、在线指导和技术支持必不可少。

根据经验,通常在ERP上线后,培训的需求是上线前的数倍,因为使用者会遇到各种问题,例如仓库不能进行收货、采购价格没有维护、订货无法释放给供应商,各种稀奇古怪的问题都可能出现。

负责上线实施的顾问必须24小时待命,准备好随时会发生的问题,并且及时处理,因为运营是24x7在进行的,不能因为系统的原因影响正常的业务。

除了现场可以解决的问题,还有一些是发生在远程的,比如供应商的操作疑问,顾问很难亲赴现场解决,所以要通过远程在线指导的方式。随着网络科技的发展,我们可以使用在线会议的方法做远程教学。

考虑到供应商的数量以及对方人员的业务能力,在线指导的需求量会很大,在项目前期要估算一下需要的培训师资源。如果人手不足,可以先对企业内部的计划员进行完整的培训,让他们成长为内部的培训师,给供应商进行培训。

计划员对企业的业务流程非常熟悉,在理解了新的流程和系统的操作方法后,能够更好地指导供应商。

技术支持会涉及到系统软件或硬件,用户会遇到网络连接失败、无法登录或显示信息以及各种问题。培训师要做好准备,随时处理使用者遇到的问题。

我们不断改进供应链的流程并升级技术,因此变革管理是每个供应链专业人员工作的重要组成部分。管理变革可以确保我们获得预期的结果,也让我们成为优秀的供应链领导者。

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