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【1000天奇迹】采购部人手不够怎么办

[罗戈导读]用B2C的互联网思维和模式进行思考,再决定要不要加人。

2019年11月18日,星期一,天气晴朗。

“经理,我认为采购部需要再招两名采购员。”一大早,小明便急匆匆地来到皮经理的办公室,开门见山地说。

“要人可以,原因呢?”皮经理讲话不急不缓。

 1 

MRO采购的难处

“随着公司业务扩张,MRO这边人手确实忙不过来。我粗略估算了一下目前MRO采购的工作时间占比:40%是用来和使用部门对接需求,25%用来寻源,25%用来跟踪订单,10%用来做供应商管理。”

小明深知目前人工成本较高,向公司申请加人不容易,所以前期做了大量的调研工作。看着那几个MRO采购员下班后仍然要坚守岗位加班几个小时,小明很想帮助他们减轻负担。

“你仔细想想,你说的这些流程,哪些时间是可以被精简的?”皮经理问。

“这个问题我反复思考过,并且通过内部流程的优化节约了一些时间,例如:规范了请购流程,需求部门由原来的随时需要随时买,变成非紧急一周一买;之前也联合供应商搞了‘牛奶车协议’,减少了MRO采购员往返五金市场的时间。其他的时间真的是挤不出来了。”小明愁得徒增了几道抬头纹,这与他的年龄有些格格不入了。

“MRO确实是一个比较头疼的问题,金额占比20%,但是耗费的人力物力却有80%,这与生产性物料的‘二八法则’倒是完全相反。”皮经理也深知MRO采购的难处。

“可不是嘛,而且最令人头大的是需求部门人员水平不一,请购单写得五花八门,同样的物料小马写成A,小刘写成B,或者小马今天写成A,明天又写成B。有的专业性强的人会写得清清楚楚,包括型号和品牌。但是绝大多数描述得很模糊,没有型号没有品牌;负责任的会提供给我们实物,不负责任的就什么都没有。”小明挠头道。

“当问题想不通的时候,就要想着打破固有思维,跳出圈儿再想一想。”皮经理引导着。

 2 

借鉴新思维和新方法

“跳圈?”

“你会网购吗?”皮经理问。

“当然了,现在很多东西都是网购的,连老太太都会。”小明心想皮经理怎么又扯到电商上去了。

“那你在网上选购时,是不是很明确自己的需求?”皮经理接着问。

“也不是,刚开始也是模糊搜索,后来根据店家的推荐图片会越来越清楚自己的需求。”小明不知道皮经理寓意何在。

“是的,比如我搜索一个台灯,网页就会出现很多台灯的图片供我选择,然后随着浏览各种商家的介绍,我会发现:原来黄色光源更适合放在床边,40W已足够满足我的使用需求,白色与家中装修风格更搭配。于是我拍下了某品牌的某个型号。你看,我从一个需求模糊的人到最终选型成功,是不是全部自己完成?”皮经理举例说明。

“是的,皮总。关于如何帮助需求部门精准选型,我也做了功课。前阵子,我收集了各种选型手册,从五金工具到劳保用品甚至清洁用具,都发放给需求部门了,而且还邀请厂家工程师也做了相应的培训。刚开始效果是有的,我们那时还沉浸在成果的欣喜中,后来没多久又打回了原形。

听需求部门反馈的原因是:

第一,选型手册比较抽象,需要有一定的专业基础才能读懂;

第二,选型手册由多家供应商提供,型号各不相同,同一种功能的物料需要翻多家手册;

第三,零配件种类太多,有很多不在选型手册里。所以采购员还是要花费大量的时间和需求方对接。”小明又挠起了头。

“说得不错,这个方法适用于生产性物料。但是MRO的SKU数量太多,这个方法就显得捉襟见肘了。和你搜集大量选型手册的逻辑异曲同工,电商也是把各种信息、各种数据进行整合,通过图片更直白地推给消费者,最终连老太太也能选到心仪的产品。

借鉴B2C的互联网思维和模式,现在工业品也有了线上模式,你网上搜索‘工业品超市’看看有什么启发。一周后再告诉我到底要不要加人。”皮经理微笑道。

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