企业应该如何开好质量例会?

[罗戈导读]质量例会是一个企业日常质量工作反映、通报、沟通、调整、安排的一个平台,而质量例会开的好坏会影响到会议的效率,也会影响企业质量管理工作的优劣。

质量例会是一个企业日常质量工作反映、通报、沟通、调整、安排的一个平台,而质量例会开的好坏会影响到会议的效率,也会影响企业质量管理工作的优劣。

那么一个企业应该如何开好质量例会呢?会前、会中、会后都需要做些什么工作呢?

Part 1

会前筹备工作

【检查前期工作完成情况】

对前期的会议纪要决议到期工作事项进行点检,主要是对完成情况和完成效果进行点检。如果决议工作未完成,还需要对未完成的原因进行调查和分析。

【做好质量指标统计工作】

对周期内的内外部质量指标,如一次交验合格率、质量损失率、废品损失率、工废/料废、返工返修、零公里故障等企业内外部质量指标进行收集和分析。

【分析周期内的质量事故】

按单位、产品、市场等不同的方式,对产品的质量问题进行统计、拍照、记录、原因分析等,并制作成PPT,对质量问题的部位和现象进行展示,对造成的原因进行分析,并制定整改措施。

【会前明确会议议题】

在会前需要质量部门经理确定会议需要讨论和决议的事项,并由质量管理人员提前将相关的会议资料提前发给相关单位和相关人员,让他们提前对会议讨论和决议的事项提前了解、提前思考,提高会议的效率。

【邀请公司高层领导参加】

如果会中会讨论一些关键的议题,而这些议题可能会引起非常大的分歧,难以形成统一意见,但如果这些议题的讨论结果又会对质量工作造成巨大影响。

那么就提前将自己的想法与高层领导沟通,征得高层领导的同意,并邀请他来参与会议。

领导参加会议,非常容易决定会议的走向,由于你的想法已提前获得领导认可,那么会议最终决议将是你期待的结果。

Part 2

会中实施工作

【签到了解出勤情况】

打印签到表,要求与会人员签到。签到的目的有几个方面:

一是现场掌控出勤情况,关键对谁没到能够清楚的反应;

二是若有相关的考核制度,则作为相关考核的依据,提升其他部门对质量例会的重视程度;

三是方便记录会议责任人,如果在后期其他部门未对决议事项不执行,或是找借口说不知道,而会议签到表就是有力的反驳证据了。

【对前期工作进行通报】

首先要对前期的工作完成情况、完成质量,未完事项及原因、处罚情况等进行通报,对前期会议决议情况进行通报,对质量指标完成情况进行通报。

【对当期工作内容讨论】

注意主持人要在会议进程中对发言时间、进度、主题的控制和把握,不能任由参与人员任意发言,与会议主题不一致的内容要进行阻止。

还要引导大家针对关键的讨论事项进行发言,避免出现冷场情况。

【安排会议记录人员】

确定会议记录人员,对会中各单位的发言主要内容进行记录,对会议决议事项进行记录(这项工作非常重要,会议的目的其实就是形成决议)。

【发现问题的方法】

对于已经发现的质量问题,品质部要按问题性质分ABC等级建立《质量问题台帐》(表格),对问题进行登记造册。

品质部要对A、B类问题重点跟进,并用颜色管理反映问题解决进度,在品质月会上按月度、季度、年度进行周期性通报和检讨(对于C类问题可作为观察项进行管理),包括各类问题的新增和关闭情况。

1、质量问题分类标准:

A类——批量性事故、重复性缺陷,有章不循、违章操作等人为原因造成的质量问题。

B类——设计或工艺等技术因素引发的质量问题无章可循、规章制度不健全造成的质量问题既有技术因素 ,又有管理方面的漏洞或薄弱环节造成的质量问题。

C类——其他需要改善的问题。

2、对每一个A、B类问题都要有《纠正预防措施报告单》(8D报告),做到一个问题一个报告,要形成问题-对策-跟进或PDCA闭环,对策应包括短期、中期和长期不同的解决方案。

在品质月会上重点通报方案有没有落地执行,和对执行效果的评价。

3、对于A类和部分B类问题的整改工作要运用项目制管理方法,成立专门的项目小组,把问题项目化。

4、所有质量问题的解决最终都要有固化的输出或转化,要成为一个长效机制,包括但不限于图纸或设计的更改、工艺参数的变更、作业标准的完善等。

5、品质月会应该通报质量问题和解决进度,但不应该把品质月会成为解决问题的杠杆或依赖。

针对每一个质量问题,一经发现品质部应组织有关部门召开专题会议研究讨论,形成《纠正预防措施报告单》,在日常跟进中解决问题。

6、对于部分没有形成闭环解决方案的问题可以在品质月会上讨论,但要让有关部门提前获知相关信息,以便事先做好讨论准备。

所以会议月会报告至少要提前2个工作日发给与会人员。

Part 3

会后跟踪工作

【签到了解出勤情况】

确定各种决议事项的工作内容、时间节点、目标、输出物、责任人,并由公司分管领导进行签发。

质量部门要对决议事项完成情况进行过程跟踪,对过程中出现的问题进行反馈、沟通和协调,为决议事项的顺利实施创造条件。

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