物料采购员:需要了解的8项岗位工作职责和3个沟通要点

[罗戈导读]在本篇中,我们探讨的物料采购员指的是根据ERP系统的信息提示,给供应商下达采购订单的角色,并不涉及到供应商和产品的开发过程,是比较偏计划类的采购岗位,而不是偏商务的工作。


在不同的企业里,物料采购员的岗位职责可能各不相同。

在某些高大上奢侈品时尚企业里,采购员负责全球买买买,满世界出差,出入高档餐厅会所,走上了采购的人生巅峰。

而在另外一些企业里,采购负责帮老板同事买各种各样的东西,大到机器设备,小到办公文具,有时候还要去仓库收货,工作辛苦不说,还经常受到埋怨。

在本篇中,我们探讨的物料采购员指的是根据ERP系统的信息提示,给供应商下达采购订单的角色,并不涉及到供应商和产品的开发过程,是比较偏计划类的采购岗位,而不是偏商务的工作。

一、工作职责的范围及内容

1.发送预测信息。

预测信息来源于主计划,一般的流程是销售市场负责数据输入,经过系统处理之后,采购员从ERP系统中导出预测数据,经过简单整理后,发送给关键供应商。

由于有些供应商采购量很小,金额占比不到1%的,可以每月发一次预测,不用频繁发布预测信息,以减少双方的工作量。

2.定期和供应商沟通。

预测发出后就完事儿?采购员还要与内部的生产计划和外部的供应商定期进行沟通。

对于内部来说,采购员要向生产计划了解客户需求是否有大的变动。如果有的话,需要根据BOM查询涉及到的相关原材料,并及时了解库存是否可以满足需求。

由于每个采购员对应着N家供应商,成千上万种SKU,很难对每颗物料的预测变动情况都跟踪到位,因此需要供应商积极主动地来反映数量上的异常波动,比如预测和上期数量相比涨幅超过了30%,预测和实际订单数量相比减少了30%。

供应商会仔细检查每颗料的预测数量,采购员需要做的就是经常和供应商进行沟通,鼓励他们把发现的数量异常情况说出来。

当自家的订单量增加的时候,采购员也需要主动告诉供应商们,让他们做好准备,来应对突然增量的采购订单。

如果供应商能满足订单要求数量是最好的,如果不能,就需要了解供应商的实际最大产能数量,然后做下一步的调整工作。

沟通是很有必要的,而且是双向的,我们进行沟通的目的只有一个,那就是消除意外的惊喜。

“No Surprise”,是采购员应该奉行的准则。

3.创建采购订单。

采购员应该根据什么来下订单,是凭借个人的喜好,或是标准的操作流程?答案显然是后者。

随着ERP等信息系统的广泛使用,越来越多的采购员都是根据系统提示的数量进行下单。

如果系统中的需求数量、库存数量和前置时间等参数都是正确的,那么做出来的订单是足以保障物料供应,同时能够控制库存在合理的范围之内。

当然采购员还不能放松警惕,有的时候系统数据会出错,比如库存数量与实物数量不一致,或是参数修改了却没有在系统里更新,这些都会导致物料短缺或是溢出。

在这些情况下,有经验的采购员会抓出有问题的物料,然后进行手工调整,并在系统中修正参数。

4.跟踪订单整个过程。

物料采购负责的是从下单开始,直到货物抵达仓库的全部过程。

供应商在收到订单后能不能按时足量交付呢?

首先我们就要得到供应商的承诺回复,反馈给客户能或不能履约交付,这是订单跟踪的第一步。

如果供应商回复不能按照订单上的要求交付,采购员就需要进一步沟通:

  • 未能交付的原因是什么?

  • 按照规定日期可以交付多少数量?

  • 是否可以进行分批出货?

  • 什么时候可以把订单上的数量交齐?

得到了回复信息后,采购员需要在系统里核对,是否可以接受新的交付时间数量,是否会对生产排程造成影响?

如果内部可以接受供应商的提议,那么采购员就需要和供应商最终敲定一个新的到货时间数量,最后在系统里做好备注。

我们还需要记住一点,以上这些是建立在供应商信守最初的承诺基础上的,如果对方过了段时间“变卦”了该怎么办?

说好的数量达不到,约定的发货日要往后延期,这些都是可能发生的事情。

每个采购员需要对供应商建立个“信用账户”,每次都能按时足量交付的,那么信用程度会累计增高,不需要花太多精力在反复确认交付上面。

而对那些经常不能按照承诺出货的供应商,采购员需要额外打起120分的精神,时刻留意着对方的情况,直至最后确认了出货数量,得到了物流运输凭证后才能放下心来。

在供应商出货以后,采购员还需要跟踪货物的运输状态。现在信息技术越来越发达了,承运商可以提供TMS软件服务,Track & Trace每一票货物的状态,帮助采购员节省下大量查询的时间。

5.紧急缺料的处置。

在工作中总会遇到各种意外情况,采购也是如此。再好的计划,也敌不过各种突发意外,导致原材料短缺。

缺料了就不能按照计划生产,还会影响销售业绩。在这种情况下怎么办?赶紧联系一下供应商,了解他们家有多少成品库存,就是已经生产好了,放在仓库里,只等打包后就可以发走的那种。

采购员问清楚了数量,赶紧下一张紧急订单,通知供应商送货。订单发完了,还要再和供应商确认一下出货的时间和运输方式。

既然是紧急的订单,运输方式上也要加急,普通的运输多数是不行的,平常用物流的,这次可能就要发快递了,甚至是空运。

采购员还要和运输公司协调好,确认货物抵达仓库的时间点,能够赶得上生产排产。如果生产线真的停了,也要尽力补救,把停线损失控制在最小。

6.与供应商及时对账。

供应商想要收到货款,一般都需要准备好这三套材料,订单、发票和收货凭证。

订单是采购下达的购买合同,是供应商送货的依据。在货物送到了仓库完成清单后,仓库应该交给供应商一份签收回执,确认收到货物的品项数量。

最后供应商根据合同中定义好的价格,根据实际收到的货物,来开具发票,交给客户的财务,准备收回货款。

为了提高付款流程效率,有的时候采购员需要帮助供应商整理相关文件,并提前做好对账的工作,这样就可以避免在财务核对过程中的延迟,帮助供应商及时收到货款。

7.控制原材料库存。

库存控制是采购员一项必备的指标。库存要控制在合理的范围内,既不能过多,也不能引起缺料。

有一个公式可以计算出我们需要的最大库存量:

最大的库存量 = (二次订货间隔天数 + 前置时间) X 平均每天的需求用量 + 安全库存

而每次需要订货的数量是在最大库存量的基础上,减去库存和在途数量,公式如下:

订货数量 = (二次订货间隔天数 + 前置时间) X 平均每天的需求用量 + 安全库存 (库存数量 + 在途数量)

由此可以看出,订货间隔时间、前置时间、平均需求用量、安全库存,这些参数决定了库存数量上下限区间。

采购员需要根据自家实际情况制定合理的参数,不断寻找可以优化库存的空间,降低库存的总持有成本。

8.交付问题及时反馈。

面对供应商不能按时足量交付的问题,采购员应该首当其冲去解决困难。我们总会遇到一些不愿意配合的供应商,采购员在尝试讲道理后依然无效,这个时候就需要请主管经理和寻源采购同事出面了。

需要注意的是,当采购员遇到难题时要及时举手寻求支援,不要拖延到最后,变成无法善后的烂摊子局面。

但如果是自己就能解决的事情,就不要轻易地去搬动救兵,会给人造成一种什么事情都搞不定的印象。

二、与供应商沟通时注意要点 

中国传统商业文化思想中,客户往往处于比供应商高一等的地位(偶尔也会有店大欺客的情况),但平心而论,两者关系应该是平等的。

即使作为客户,采购员在日常沟通中也要尊重对方,时刻注意沟通的礼仪。要知道供应商讨好采购员,可能仅仅是因为后者所处的平台和手上的权力。

在明白了这点以后,采购员就会知道自己的分量,也能更好地与供应商进行高效的沟通。

1.培养良好沟通习惯。

在与供应商交流过程中,需要培养起双方良好的沟通习惯,比如下单以后,采购员没有收到供应商的回复确认,就要告知对方及时回复、许诺订单。

几次沟通下来,供应商就能培养起及时回复的好习惯,让双方的合作更加顺畅。

2.提供力所能及帮助。

在供应商遇到困难时,适当的给予协助。采购员及时整理付款单据,协助供应商在发票到期日前拿到相应货款,可以维护客户企业良好的信用形象。

一些平时不起眼的小事,都可以为采购员的人缘加分,将来需要供应商配合的时候,对方也会投桃报李。

3.多多鼓励保持激励。

对于交货表现好的供应商,平时多给予口头和邮件上的鼓励。对于交货表现有显著进步的供应商,还可以颁个最佳进步奖,激励对方保持良好稳定的交付表现。

物料采购员的工作并不复杂,只要有基本的数据分析能力和沟通技巧的人都可以担任。把简单的事情重复做,重复的事情用心做,这也许才是采购工作真正的难点。

上一篇:数字化供应网络崛起,制造商如何抢占先机(附下载)
下一篇:重磅发布:2019年全球集装箱港口、中国航空客运/货运机场系列预测报告
凡来源为罗戈网的内容,其版权均属罗戈(深圳)供应链管理有限公司所有,转载请注明来源。文章内容系作者个人观点,不代表罗戈网对观点赞同或支持。更多深度报道,请关注“物流沙龙”微信公众号
1元 2元 5元 10元

感谢您的打赏

罗戈快讯 更多