仓储匠人的数十个工作心得(一):做库存账、仓库可视化、一分为二法、ABC分开法、设错法...

[罗戈导读]都说三百六十行,行行可以出状元,管仓库自然也不例外,把仓库管好了,也可以拿高薪。今天,老仓储匠人将过往的数十个工作心得一一总结给大家。

1. 衡量标准

仓库,我们一定会思考一个问题,什么样的仓库才叫管得好,什么样叫管得不好?比如说库存准不准,发货是否及时等等,其实在我看来,有一个最简单的标准,抛开那些自动化仓库来讲,一般生产企业,第三方仓储企业和电商仓库,可以用这样一个标准先做一个衡量,我归纳为一句话:如果一个仓库管得好,老奶奶去配货也好找!如果一个仓库离开了谁,就玩不转了,不能说这个人有水平,离开他不行,如果他真的行,是能有方法把这个仓库梳理得相当有条理,把复杂的操作变得简单,这才叫管得好,管出了水平! 

2. 做库存账

我到过全国很多的仓库,大多数都碰到这样的问题,就是太依赖老人,除了操作各种设备不谈,在配货环节只有老员工知道什么货在什么地方,所以这是因为仓库没有上仓库管理系统WMS的原因,完全是凭人的经验和记忆在管理。

上了系统就不一样了,什么货在什么地方,系统里清清楚楚。但用上仓库管理系统的仓库,慢慢也会有一些问题,就是人开始完全依赖系统了,仿佛系统是万能的,如果我问他们要点数据,他们都说系统里有,系统里有……一旦网络故障,或系统维护时,仓库什么作业都不能做了,这就是两个极端,要么完全依赖人,要么完全依赖系统!所以,不管我们是否有仓库管理系统,我们做一份库存账,库位账总是没有坏处的。

3. 管理须知

对于一个企业来讲,如果不知道赚了多少钱,以及钱用到哪里去了,肯定会有问题。那么管仓库也是如此,如果一年到头不知道仓库进了哪些货,出了哪些货,肯定算不上管得好。

管理者最起码要知道仓库有哪些货,每天的期初数和期末数,仓库有多少类型的库位,各有多少,每个库位的容积,已用了多少,还有多少没用,每个库位是否饱和,是否充分利用?每天做了哪些工作,工作量有多少?如果这多不知道,还管什么仓库呢? 

4. 数据何来

每逢年底,很多人要写年终总结,其实要写好年终总结,就是要知道这一年的每一个月,我们都做了些什么,要知道全年的数据就要有每个月的数据,要有每个月的数据,就要有每天的数据,要有每天的数据,就是来之于我们每一条每个行为的记录。再一次强调一下,我们一年的数据从哪里来?从每个月的数据中来?每个月的数据从哪里来?从每一天的数据中来?每天的数据从哪里来?来自于我们每一次行为的记录!

5. 做流水账

年终总结的数据从哪里来,其实就是从流水账里来,我带团队的时候,我自己和团队都会做很多流水账:请假流水,设备物料采购流水,设备维修流水,物料领用流水,到货记录流水账,退货记录流水账,拣货单制作流水账,发货交接流水账,开关门记录流水账(保安一份,部门一份)……当然,最好还要有早会流水账(记录每天开的什么早会,讲的什么内容?)流水是不间断的,所以流水账不能间断,这样数据才能碰得上。

6. 学以致用

我对国学大师翟鸿淼老师的一句话,印象非常深刻,他说:不是学习没有用,而是你没有用,因为你没有用,所以你没有用。这里强调学习的东西本来是有作用的,但你没有去应用,运用,那你就在这个方面没有作为。

所以,我还是希望大家把学习的东西,能够应用起来,否则你听过再多的课,看过再多的分享也没有用。如果你明白了我说的“流水账”,并开始去记录一些仓库平时没有记录的数据时,那你也没有白学了。

7. 用好EXCEL

大家知道,我们工作中是离不开EXCEL的,不是说一定去用EXCEL解决系统可以解决的问题,而是EXCEL目前对任何一个仓库来讲,员工会不会用,能不能用好都会对工作效率带来很大的影响,比如我之前的很多创新,问题的解决,大多是离不开EXCEL的,就像我一直说的流水账,很多还是要用EXCEL进行统计,计算,分析……所以要学习EXCEL,以及养成EXCEL操作中的好习惯是非常有必要的,是的,你要让团队养成使用EXCEL时的一些好习惯。不用或不会用,你会把简单的事变得复杂;会用且用得好,你会把复杂的事变得简单,而且能打开你工作的思路!

8. 工作预报

我们做管理工作的时候,有几个关键词,一是计划;二是预计,三是实际,如果一个仓库不能知道预计到货工作量和预计发货工作量,就不会有合理的计划,其实,我们很多事情是可以去预计的,即便与实际有差距,但预计与不预计的结果是不一样的,也就是说管理者有没有预计意识这很重要。我们很多的仓库主管都会说一句,预计到货不准,什么叫预计到货不准,我们不是诸葛亮,毕竟是预计,我们是否预计与预计准与不准是两码事,有准备最起码比一点不去准备要好!

9. 工作进度

仓库管理者应当知道每天需要做哪些事外,还需要随时知道仓库所有工作进度情况,比如说截止到某个时间已经到达了多少送货车辆,哪些已经卸货完成,哪些正在卸货,还有多少车没有卸,卸好的货有多少已经验收,已经上架,已经入库,还有多少处于待验收,待上架状态……当天配货订单已经下来多少,已经打印了多少单,有多少已经拣货完成,有多少还没有拣,拣好的货有多少已经包装完毕,包装完毕的有多少已经和货运公司快递公司进行交接,还有多少没有交接等等,你都需要知道!怎么办呢?最简单的办法就是在你办公室里放两块白板,让各组各部门整点把工作进度汇报给你,然后你写在白板上。当然,也可以固定一个格式的报表,最好的方法就是让你的系统实现这一功能。

10. 做库位账

如果要知道仓库的库位空间利用情况,我们就需要做好“库位账”,估计很多人是第一次听说“库位账”,因为之前只听说过库存账,库位账其实就是记录一个仓库总共有哪些库位,什么库位放了什么货,放了多少.还有哪些库位是空闲的。

有人会问,区别在哪里,区别在于,库存账不会体现仓库库位的全部使用情况,而库位账一定是体现全部的库位,总共有多少库位,用了哪些库位,还有哪些库位没有用,空在哪里,可以反应出一个仓库的饱和情况,而库存账是反应不出来的。有了库位账,我们就可以做一个可视化的效果图,可以是平面的,还可以是立体的,反应仓库的存货情况和动态!

11. 仓库可视化

仓库可视化是仓库管理者能通过各种信息和数据,看出仓库所有存储货物的状态和各操作环节的工作进展情况,从而根据实际情况合理安排工作,协调资源进行调配,做到高效完成工作任务!仓库可视化,也是指通过各种方式方法,让任何人能一目了然的看出仓库的布局,规划情况,能迅速到达相应的区域,找到相应的位置,比如做各种看板就是方式之一。

12. 习惯画图

实现可视化的最简单的一个方法就是做好各种标识,而一个仓库最不应该缺少的标识就是这个仓库的平面图,平面图可以体现仓库的布局,场地的划分,体现哪里有货架,进出通道,以及标明货品的流向等等,对于一个楼层仓库,还应画出一个立体的效果图。当然,能用EXCEL,基于各种数据,做个实时的效果图那就更好了。

13. 仓库“四宝”

我称“号,表,账,图”是仓库“四宝”,因为在仓库管理过程中,各个环节都要做表来统计我们的工作量和工作数据,无论物品信息,设备信息,库位信息,订单信息都需要表格来呈现;与之相关的订单,拣货单,货品,库位,箱子,托盘等等都要有个号;我们更要做入库和发货流水账得到库存账,最好还要有个库位账,掌握每个库位的利用情况,形成仓库可视化效果图;当然平面图,立体效果图,流程图,思维导图等的重要性更不要我说了。

14. 物流定义

不管我们是不是专业的物流仓库管理人员,既然我们去管理仓库,还是需要弄清物流与仓库的标准定义是什么。好几次培训课上,我问大家是否了解物流的定义,为什么我问这个问题,一是因为现在很多人都把运输直接理解为物流,物流也直接理解为运输。而我认为做仓储的人,更应该了解国家标准术语对物流的定义,尤其定义中的这样一句话,说得非常到位:…根据实际需要,将运输,仓储,装卸搬运,包装,流通加工,配送,信息处理等基本功能实施有机的结合,而这些基本功能无一不和仓库有关。

15. 无处不仓库仓库

是保管、储存物品的建筑物和场所的总称,根据这个定义,我跟大家常说“无处不仓库”,你想一想,哪里不是仓库呢,如果你真的理解了,其实哪里都是仓库。而如今的仓库也是从事包装、分拣、流通加工等物流作业活动的物流节点设施。而我们运输的工具,无论是汽车,火车,飞机,轮船,它们其实都是移动着的仓库。也需要考虑装载率,保证货物整个运输存储过程的安全和分拣的准确率。我们家里的冰箱,衣柜其实也是仓库。所以,仓库在物流中起着非常重要的作用,真正要管理好一个仓库,做到降本增效,需要掌握的知识和方法,也会越来越多。

16. 多问如果

无论管理什么样的仓库,我们要多问一些如果。如果收货场地不够,如果没有雨棚,天下雨了,如果卸货时,托盘不够用了,如果叉车没电或没油或出现故障了,如果收货时出现多货少货破损了,如果上架时,没有合适的库位,或库位不够用…每个环节,我们如果提前考虑过若干可能出现的如果,那么,我们就能按事先设定的流程走下去,轻松应对,否则就处理不好,我也不需要再举过多的例子…如果拣货时找不到货怎么办,如果复核时出现多货少货怎么办…多问如果,有备无患。

17. 每日拷贝

你可能没有碰到过停电,断网的事,但不代表不存在或一直不会发生.所以数据的保存,备份就是以防万一,有备无患.经验告诉我,每天把当天的库存数据,出入库数据拷贝一分到本地上肯定是有这个必要的,记得几年前,员工拣货到库位就是找不到货,后来查看昨天的数据,才找出了原因,所以多一个备份,在出现问题时,会多一个查找原因的依据。我们每天导出当天的数据系统反应相对比较快,每天的入库数据和每天的出库数据都导出来形成流水账,会有利于数据核对,统计和分析。但如果长时间才导一次,比如说导一个月的数据,我们就会比较卡,所以每日拷贝,有备无患!

18. 一分为二法

仓库管理工作中,会经常到用到“1/2法”,这里的1,是一个整体,一批到货,一项操作,一件事,一块区域的概念,而1/2法,简单的可以理解为任何物流作业环节,任何区域和货品都可以通过一分为二的方法去思考如何优化管理,提高效率。

仓库管理中,货物有大小之分,有轻重之分,有贵重之分,正品与次品之分,有条码与无条码之分,畅销与滞销之分,…以及现场管理,要做到已完成与未完成工作区分,已检验与未检验一目了然。

当时要给六十几家门店发货,采用的是播种法发货,如果发到最后一家的时候,发现多一件少一件就要重新一家一家复核,这个复核工作量很大,所以为了减少出错之后的复核工作量,就可以采用一分为二法,一部分人发前面30家,一部分人发后面30家,错了既能区分责任,复核工作量也减少很多,因为第一部分错了对第二部分没有影响。 从生活中来讲,北京汽车单双号限行其实也是一分为二法的应用。

从管理的角度,比如说10个人一起完成某项工作,你可以分成5人一小组,这样通常会比10人一起干,效率高。另外一分为二,还可以有助于“先进先出”,把一个拣货位一分为二,要求先拣某一侧,一侧拣完才能拣另一侧,当某一侧拣完的时候,进行补货,拣补分开,且做到了先进先出。

19. 四个正确

做好物流管好仓库,需要做到四个正确,即:将正确的货物,以正确的方式,在正确的时间,送到正确的地点。何为正确的货物,从仓库管理角度看,可以理解为品名,质量,数量正确,做到了先进先出;正确的方式,可理解为发货包装用料,包装方式及选用运输方式做到了节能环保;正确的时间,可理解为不早送不晚送,不等待不延误,仓库角度看,就是从存储区补货到拣货区比较及时,没有补得过早占用拣货区巷道,也没有延误,影响拣货;正确的地点,就是货品到达存放位置准确,不会产生二次搬运。在仓库中,就是不该放在某个位置的货品就不能放在这个位置。

20. 仓储设备

仓储技术设备是指仓库进行生产和辅助生产作业以及保证仓库作业安全所必需的各种机械设备和设施的总称。结合书本知识,我认为仓库中至少会涉及如下设备:

1,装卸搬运机械设备;

2,输送设备;

3,拣选设备;

4,分货设备;

5,储存设备;

6,检测计量设备;

7,流通加工设备;

8,包装设备;

9,信息处理系统设备;

10打印设备;

11清洁设备;

12通风恒温设备;

13办公设备等等.

随着科技的发展,设备的自动化程度将越来越高,而要合理的利用,使用好这些设备,还是离不开人,离不开懂业务的人,懂设备的人!

21.EXCEL习惯

工作中,我发现很多人用EXCEL有些不太好的习惯,1是填充颜色整行整列的填充,一定要改掉这种习惯,不要一整列或一整行去填充颜色,最好是自动填充;2是学会精细,为什么叫精细,细,一是代表细节,二是代表细小,标题行不要设置太宽,可以换行,让同一界面能展现更多的内容;3工作统计的数据最好不要用插入批注,批注的内容是不便提取计算的;4是养成冻结窗口的习惯,尤其数据量大的时候,看下面的数据还能看到标题;5同一表格尽可能同一字体格式,同一字体大小,相对内容来讲标题行可以显目一些。

22.函数三剑客

用EXCEL制作表格,统计与分析数据,会不会使用函数,工作效率是截然不同的,尤其会不会使用vlookup,sumif,countif这三个函数,和很多人一样,我也是这三个函数的受益者,这里做一个简单的介绍,VLOOKUP是匹配函数,匹配什么货品的库位,条码,地址,价格等各种信息是用VLOOKUP;SUMIF是求和函数,求某种货品累计的采购量,入库量,发货量是用SUMIF;COUNTIF是计数函数,求某种货品累计的入库次数,发货次数,在库有多少库位是用COUNTIF.

23.ABC分开法

我们很多人一定了解库存管理ABC分类法,不了解的百度一下也能知道。但很少有人听说过ABC分开法,这是我这些年应用较多的方法之一,可以提高仓库容积率,以及盘点效率和准确率的一种方法,尤其是在仓库场地不够,快要爆仓时,最适合用这种方法。这里的A就是近期两周需要的(方便拣货),B就是两周到一个月需要的(给A补货),C就是至少一个月后才可能需要的(B的替补)。A区巷道很宽,B区巷道相对要窄一些,C区是几乎不留巷道。BC分开法,主要就是把短期不需要的C类库存,甚至是长期都不需要的货物,打包组托上架,放到远一点,高一点的地方。比如说某种货品库存总数1000,平均一个月才发100,至少有500可以认定为C类库存,可以把这些库存密集存储,不留过道来节约场地,遇到爆仓的时候,这些货品可以暂时移出周转仓库,在安全保证的情况下甚至可以用雨布盖好露天存放。

24.设错法

设错法是检验与提高员工诚信度与责任心的最佳方法,也是我在管理工作中的常用方法。我在面试员工的时候,会准备两组相同的文字和数据,然后对其中一组进行许多修改,不仔细是看不出来的,我让面试的人员找出有哪些地方有不同,来判断这个人的细心度。我下面部门之间的货物交接,我时常故意多放一箱,或拿走一箱,看接收的部门是不是能及时发现如实反馈,不能发现说明收货人有问题,发现了不反馈说明诚信度有问题。拣货员拣货之后,交给复核的人员,我也会在拣货车上拿走一件或多放一件,看复核人员能不能正确处理。盘点的时候,盘点单据上把货品的库存数打印出来,但我可能把数量改动一下,看盘点人员会不会按实数填写,还是照写数量。

25. 编号法

编号法,一直是被我认为是提高效率的最佳方法之一,在三方物流的分货现场,如果能用不同的编号,代表不同的城市,比如说1代表北京,2代表天津,3代表广州…..分货的时候不需要记城市名,只需要识别1,2,3…即可。某传统仓库,有数百种品牌各种型号的卫浴产品,没有库位管理,员工要一周左右才能上手拣货,几乎全凭记忆,如果用1,2,3,…来分别代表不同的产品,在每堆货上都贴有1,2,3...拣货时识别1,2,3…即便是刚来的员工也能拣货。

26. 四会

这里的四会,是指会做,会说,会写,会教。因为在部队,要成为一名优秀的班长,就需要做到四会。所以,进入工作岗位,我也是这么要求自己的。后来,我当主管,当经理,我对下面的组长也是这样要求的,让他们在管理本组,带领本组同事完成任务的时候,自己首先要做到这四会。自己部门关键岗位的工作会做,发现问题不好的现象会说,自己部门的操作流程会写,自己掌握的方法,操作要领教,对下属不保守,做到会教,这样的组长才是合格的管理者。

未完,待续......

作者 | 叶剑

来源 | 仓储匠人

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