京东物流开放云仓项目管理创新

[罗戈导读]京东物流开放云仓业务涉及商家、销售、招商、规划设计、系统、搬仓、运营和客服等众多环节。

如何将这些环节进行有效串联组合,实现成本、效率、体验的升级?如何利用京东物流开放云仓业务将资源集成,并发挥京东强大的基础设施能力,协助合作商提升物流服务能力,使其产生1+1>2的效应?本文通过京东物流开放云仓业务项目管理实践,一一进行解析,以期将京东的项目管理经验带给客户和项目团队,为大家提供一些思考与借鉴。

京东云仓业务新模式

京东云仓业务是京东创新推出的新物流仓储服务模式,它不同于传统仓、电商仓,是京东物流与符合京东物流要求的第三方仓储资源商进行合作,京东提供云仓平台+WMS(仓储管理系统)+TMS(运输系统)+库内作业标准的仓库规划、系统、运营整套物流解决方案,合作方提供仓库+运营团队+作业设备的一种运营模式(见图1)。它以整合共享为基础,系统和数据产品为核心,输出物流技术、标准与品牌,赋能商家与合作伙伴,建设物流与商流相融合的云物流基础设施平台。

图1 京东物流开放云仓项目模式

项目实施流程

开放云仓业务涉及商家、销售、招商、规划设计、系统、搬仓、运营和客服等多环节链路,把多环节链路串联组合,通过解析它们之间的相互依赖关系,拆分多个任务点,分层解决,并采用项目管理方法有效地、多任务并行地快速实施落地。

搭建项目组织架构

结合内外部实际情况,搭建整体项目组织架构。让项目成员明确自己的角色定位、职责和项目流程,解决分工、协同、先后顺序等问题,制定统一的工具和模板来提高协同工作效率。

在内部,明确京东组织结构,由项目经理牵头, 负责整体的项目管理工作(包括组织、协调、沟通、推动、进度监控等),明确各部门系统规划、采销、业务运营情况,尤其是研发部门的情况,确定相关主接口人。

在外部,通过构建商家技术信息小组(成员包括商家技术、业务操作人员、商家软件提供商的技术人员),确定主接口人员,统一协调商家端事项。

确定项目目标

在项目开始前,确定项目目标,做好相关方梳理工作,了解项目现状及风险,搞好团队建设, 努力获得商家支持等。确保项目中所有的活动都围绕项目目标展开,通过实际工作情况,捋清工作思路,找准切入点,有策划、有目标、有方向地逐步开展工作。项目成员要时刻铭记项目目标,最终把项目成果转化为收益。

召开项目启动会

在项目开始前,召开项目启动会。项目经理做整体报告:对组建新项目团队、建立沟通机制、项目概况、整体排期、项目质量控制机制等方面做明确说明(见图2)。这份报告必须经过项目成员共同认可,甚至是共同打造出来的,这样项目成员才有意愿在项目开始就能共同维护和遵守项目管理制度、流程和要求。

图2 项目启动会报告内容

同时,引导大家通过各种渠道进行沟通,让相关方加强相互了解,促成项目协同工作。必要时邀请相关领导参加,让所有参与部门都能认识到项目的重要性,使项目团队团结一致、协同作战,向着共同的目标前进。

有效执行监控

执行监控是项目管理工作中最重要的环节之一,因为项目总是会有很多意外因素,尤其是周期长的项目问题更多,所以项目执行监控工作要从进度监控、沟通协调、质量监管等方面着手(见图3),以保证项目计划得以顺利执行。

图3 项目执行监控图

进度监控:采用每日站会、多方周例会、走动管理、定期阶段报告等方式,识别项目异常问题和待办问题,要求“今日问题今日毕”。

沟通协调:为提高沟通效率和效果,提前梳理问题点,抓住主要接口人,讨论沟通后,达成共识。

质量监管:项目的质量贯彻项目全生命周期,不仅需要在项目前期和后期关注,整个项目周期都需要把控跟踪并准确落地,约定主产品经理为质量需求的唯一输出口。

各阶段监管:(1)需求阶段。做好调研报告, 以及BRD(商业需求描述)、PRD(产品需求文档) 的编写及评审工作。(2)研发阶段。环节1: ①领取任务;②梳理和消化需求;③任务反讲(由产品经理检查);④功能开发和自测;⑤成果完成60%~70% 时,讲解演示成果(由各子产品经理检查)。环节2:组织研发部门定期走查代码(2~3次检查代码规范、业务逻辑、安全、性能是否有疏漏之处)。(3)测试阶段。PRD=测试用例编写+评审+功能验证+整体联调测试用例场景。(4)UAT阶段。整体UAT 测试用例场景+测试计划。

风险管理:在项目范围蔓延、进度控制混乱、实施项目拖延、方案无法确定等情况下,重点监控风险列表优先级前三个,组织推动解决后面的风险问题,做好预防、预警和关注,从而降低项目风险,使其在可控范围内。

变更管理:互联网时代,电商快速发展,我们不能阻止变化,只能拥抱变化,但这并不代表不做变更控制。从需求范围、时间、成本、团队资源等多维度进行考虑,采取以下应对方法:①将任务拆分优先级处理;②需求置换;③降低需求复杂度;④延后上线;⑤分析影响程度; ⑥沟通和解释。

总之,项目管理的核心任务是盯目标、盯风险、监控进度和跟进任务、与相关方多沟通、解决冲突和问题。

召集上线部署碰头会

项目上线碰头会,通常在上线时间前两周开始组织商议并达成一致结果。项目上线阶段,要经过上线部署、UAT分工布置、 商家UAT测试跟进、 逐步推广四个阶段(见图4)。

图4 项目上线部署碰头会四部曲

上线部署阶段:通过组织相关方参会,同步上线时间点、各系统上线顺序、发布环境确认;确定双方数据通信提前报备申请,联通性握手测试;明确商家、业务方、产品经理上线后任务点配合事项;上线时,项目经理推进和协调大家解决上线过程中的问题。

UAT分工布置阶段:检查系统配置项和初始化数据及功能权限配置;准备UAT测试场景用例;准备测试数据(测试商家、商品、库存数量);确定UAT测试人员名单和研发部门支持人员。这些事项都要逐一落实清楚,确保UAT测试验证顺利进行。

商家UAT测试跟进阶段:提供UAT测试排期,测试任务具体到每天的任务目标,在日报中说明并用邮件发送给项目组;UAT测试验证过程中的缺陷问题, 要统一反馈,用邮件方式发给对应的各系统产品经理,对测试的缺陷问题进行过滤分析后,再提交给研发人员进行修复。

逐步推广阶段:在追求系统稳定性的同时小步快跑,逐渐实现全部推广运营。

做好试运营

根据云仓业务的特点做好试运营问题跟踪管理,对合作方采取“扶上马送一程”的策略,让商家、业务运营、系统运维准备接管。项目运营成功与否是检验整个项目是否成功的唯一标准,千万不能掉以轻心。所以,后续还需要做好一些细节工作:建立问题跟踪列表,对关键问题进行统一跟踪与协调;重点问题1天不能解决进行问题升级,非重点问题3天不能解决进行问题升级。

在产品投入运营阶段(UAT测试验证之前),商家、业务运营人员、系统运维人员参与做好用户操作手册,对用户进行系统操作培训;产品经理做好答疑和指导工作,协助业务方推进实施工作;项目经理做好监控试运营的问题跟踪列表管理工作,遇到问题快速响应,组织相关方及时解决,做到有问必答,确保运营畅通无阻。

项目结项

京东物流有效利用大数据平台,对各类商品在不同区域、时间段的销量做提前预判,将相应数量的商品,提前备货到距离消费者最近的仓库。京东云仓有效地整合各地仓储及人力资源,通过仓库下沉,在消费者下单后,实现就近高效配送,使零售的基础设施变得极其可塑化、智能化和协同化,推动“无界零售”时代的到来,实现了成本、效率、体验的升级。同时,京东云仓也将协同京东金融,为云仓合作商及入仓商家提供融资租赁、仓单质押等金融服务。专业的事情由专人来做,使其产生1+1>2的效应。

结语

京东物流借鉴了现代项目管理模式,经过开放云仓业务等开放项目实践,探索了在开放环境下项目管理的方法和思路,形成了具有京东特色的大型项目管理方法和分层管理与团队内纵向划分及跨团队横向联合的混合管理模式。在实践中,京东重在推行PDCA方法论,通过这一方法论,及时检查和跟踪项目进度计划。结合敏捷开发模式,充分利用看板、站会等管理方法,让物流管理更加顺畅。同时,在项目管理实践中,引导项目管理者和项目成员,积极主动思考,以开放心态,规范做事,让整个项目团队充满活力和斗志地协同作战,实践证明这是一种“授之以渔”的项目管理方法。

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