如何提高供应链实物流、信息流速度?给您4点建议,简化工作流程

[罗戈导读]在我之前一篇文章《如何设计企业的供应链战略?记住这三个V,成功实施有保证!​》里,提到了供应链战略成功的关键就在于增加供应链的可视化和速度,并同时降低变化性。今天我们重点来谈论一下如何增加供应链速度的话题。

在我之前一篇文章《如何设计企业的供应链战略?记住这三个V,成功实施有保证!》里,提到了供应链战略成功的关键就在于增加供应链的可视化和速度,并同时降低变化性。今天我们重点来谈论一下如何增加供应链速度的话题。

一、提高速度的方式与权衡

正如我在《记住这三个V》这篇文章中提到过的,想要提高实物流的速度,可以使用更快速的运输方式,比如空运货物或是当天送达的快递服务,但是这些快捷运输肯定会带来成本的增加。

一票订单发给客户了,发货人需要看看运费账单,是否最后还能赚到钱。如果刨去了运费成本后亏钱了,说明一味追求速度的模式是不可持久的。

第二种是使用信息系统软件来增速信息流,企业以前没有上系统的,通过实施了ERP项目,一下子鸟枪换炮,把信息水平从石器时代提升到了数字化时代。

信息软件功能强大,上系统的费用也不便宜,一套ERP软件加上实施费用至少是7位数,另外每年还有一笔维护费用。这正是印证了去年某汽车品牌的著名广告语“贵才能好,好才能贵”。

企业如果想要“多快好省”地提高供应链速度,不妨可以从流程简化的角度来入手,也就是通过优化流程,去除掉流程中的不合理、不增值的部分,在不显著增加成本的前提下,来加快实物流和信息流的速度。

二、仓库改善项目的启示

我以前曾经参与过一个仓库流程改善的项目。在最初阶段我们需要了解仓库运营的所有流程全貌,包括了原料收货、理货上架、存储、拣货、成品出库等流程。

当我们向仓库负责人了解情况的时候,发现现有的流程有点复杂,比如原料收货的流程就有不少需要来回确认的过程,如果遇到一些来料品质和数量方面的问题,就会影响到仓库的作业效率。

如同很多仓库运营流程一样,仓库从采购员这里收到供应商到货信息,仓库主管会把到货通知书(第一份表单)打印出来,交给收货工人。

仓库在收到货物后,首先是核对到货数量是否与单据上的一致。如果发现异常,工人会汇报给主管,并再汇报给采购员决定是否要继续收货。

通过了数量核对,接下来就是来料质量检验环节,质量人员会进行抽检,并填写检验清单(第二份表单)。

如果这票来料发现有品质问题,质检员会通知仓库主管,然后继续通知相关采购员。当原料顺利通过了数量清点和质量抽检两道关口后,就会进入仓库区域准备上货架。

此时仓库的文员就会核对刚入库货物在WMS系统中是否已经有了存储位置,如果没有的话就在WMS系统中分配一个新的位置。

紧接着,文员打印出一份存储位置清单(第三份表单),上面标有着储位信息,交给收货工人去检查位置上是否有足够的的空间,可以存放准备入库的货物。

如果储位不够的话,货物只能临时堆放在空地上,等待以后腾出空间后再上货架。如果储位可以存放货物,收货工人在存储清单上记录下原料品名、数量等信息,然后交给文员用于在ERP系统里做入库过账。

由于ERP系统与WMS之间数据没有打通,不能自动做数据同步传输,因此在ERP里处理完毕后,需要把数据导出来,保存在Excel文件中,然后复制粘贴在指定的模板文件里(第四份表单),然后再上传到WMS,完成库存数据和储位信息的更新。

当我们把入库收货的这套流程图画完以后,都一致认为流程比较复杂,连仓库主管都觉得有改善的空间,可能是负责仓库操作的当事人已经习以为常了,所以没有感觉到问题所在。

仓库的一些流程是可以优化的,比如储位空间是否可以在入库之前就提前确认好?又比如数据在ERP和WMS之间是否可以更好地同步?

再者,完成一次入库流程需要使用四份不同的表单,有些还需要手动填写信息,然后才能上传到系统里,其间都存在着数据输入错误的可能。

通过回顾这些流程和次级流程,我们可以发现不少亟待改善的点,有些是需要进行信息系统方面的优化,还有些只需要调整优化工作流程即可。

三、简化流程的4点建议

我们暂不讨论如何使用信息系统来简化流程的方法,而是仅从流程简化的角度来探讨提升效率的方法,以下我提供4点建议供大家参考。

1.识别出每个流程步骤和涉及到的相关人员

我们先要搞清楚流程会涉及到哪些职能,包括采购、质量检验、收货等等。每个流程中的具体步骤是什么?当我们把现有的流程捋了一遍后,自然就会发现一些不合理的地方,这些就可能会是影响效率的问题点。

大家在日常工作中也会觉得这里或那里可以改进,但是碍于惯性思维的影响,也就没有采取行动,这个时候就需要有一股外力来点拨一下。

2.识别出瓶颈工位和可能存在问题的流程节点

就如同上文中的仓库案例,来料收货需要确认是否有足够的储位来存放货物,还需要派工人去仓库现场确认查看,如果空间不足还要另外分配货架。

这些来来回回的确认工作是挺耗费时间的,容易造成收货效率低下,造成工作的瓶颈。在数据处理方面,多达四种的表单在不同系统之间进行数据传输,不仅效率低下还容易出错,这些都是潜在的问题点。

3.识别并去除或是简化不必要的流程

流程是具体展开工作的指导书,通过培训后,任何人都可以按照同样的流程操作,保证输出结果的一致性。

有些流程在设立的时候是合理的,但是环境会发生变化,时过境迁后,一些流程就失去了继续存在的意义,这时候我们就要去除或是简化不能给客户带来增值的部分。

哪些活动是不增值的?有的时候客户会主动提醒,但是大多数情况下并不会,需要我们自己思考。

如何识别不增值的活动?这需要我们要多问问自己,客户会为了这个事儿买单吗?比如,为了提高产品质量合格率的检验,工厂增加了百分百检验的环节。虽然我们是出于对产品质量管控的目的,但客户是否一定会为此买单?或许在客户看来,稍许的瑕疵无关紧要,但是检验工位会增加额外的人工成本,而他们又不想承担这块费用。

再比如为了加固产品包装,我们使用了超出客户要求范围之外的额外包装措施,如果客户不需要这些额外的包装,你即使做了也不讨好,所以做之前一定要和客户确认清楚。

4.识别流程的相互关系,改变流程会对别人工作有什么影响

我们要了解谁是具体步骤的负责人,流程如何影响供应链绩效和输出。流程都是有相关性的,一个流程的终点,就是另一个流程的起点,它们之间是有关联的。

当我们变更了一个流程以后,是否会对其他有相关性的流程造成影响?如果擅自改动流程后,是否会让其他流程执行不下去?

流程中当事人的作用也很大。我们在开会讨论流程修改的时候,如果有当事人没有到场的情况下就盲目做下决定。他们是被宣布更改了流程,在这种情况下,你能指望着对方积极配合你的新流程工作吗?

简化流程处理得好的话可以让整个供应链受益,可以为企业增加现金流、信息流、实物流和服务的速度。在具体执行的时候我们也要关注以上这4点,才能更合理、有效地优化流程。

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